iBaya

Présentation

iBaya est une solution SaaS permettant de gérer de manière centralisée les copropriétés.

Elle est accessible en tout lieu et sur tout support et permet de superviser les opérations en cours d’un parc de copropriétés ou de programmes ainsi que le suivi des syndics, des résolutions, des assemblées générales, ou encore des appels de fonds.

L’outil peut prendre en charge les relances pour les intentions de vote et les dates d’assemblée générale (AG).
Grâce à sa gestion centralisée des appels de fond, la plateforme offre des projections automatiques du budget.
Les outils de reporting offrent une lecture directe et claire de l’état des actions en cours, des AG à venir, de la comptabilisation et du paiement des appels de fonds (ADF).

La plateforme est simple d’utilisation et a été pensée et développée en étroite collaboration avec des bailleurs et des directions territoriales pour répondre aux besoins de tous.

Elle propose 4 modules.

Un annuaire des copropriétés et syndics complet et triable sur l’ensemble des critères

• Annuaire complet des copropriétés et syndics.
• Recherche automatique et multi-champs.
• Exports Excel et CSV.
• Création simplifiée.
• Champs personnalisables.
• Intégration possible au logiciel de gestion.

Une vue détaillée de chaque copropriété

• Fiche synthétique de la copropriété.
• Géolocalisation des adresses.
• Informations centralisées et personnalisables.
• Suivi des AG et des mandats de syndics (avec alerte automatique en fin de mandat).
• Gestion des budgets généraux et travaux.
• Gestion des clés de nature de charges.
• Base documentaire GED personnalisable.

Une interface simple pour l’utilisateur :

• Vote individualisé et unique (un lien par votant sans mot de passe).
• Disponibilité depuis tout support (ordinateur, tablette, smartphone).
• Pas d’installation d’application ou de logiciel.

Gestion des AG

• Suivi des AG passées, en cours et à venir.
• Tri multi-champs et exports Excel / CSV.

Gestion des résolutions d’une AG

• Création simplifiée des résolutions par OCR (détection automatique des textes dans des documents) à partir de la convocation d’AG.
• Centralisation des informations de suivi (budget, participation aux AG…)
• Génération automatique du formulaire de vote par correspondance.
• Mise à jour en temps réel.
• Traçabilité des intentions de vote.
• Clôture des intentions, de l’AG.
• Envoi de mails aux collaborateurs.
• Création automatique et suivi des fiches travaux selon les votes définitifs.

Gestion des intentions de vote

• Envoi de relances automatiques par mail aux participants.
• Traçabilité des intentions de vote.
• Insertion de commentaires sur les résolutions.

Suivi des appels de fond par société, avec une vision automatique de la participation sur les travaux selon les tantièmes et les clés de répartition :

• Création simple et rapide, en quelques clics seulement (après le premier paramétrage, 3 clics suffisent).
• Suivi de l’avancement des appels de fonds (ADF).
• Extraction globale, par date de règlement ou individuelle des ADF.
• Exports au pro forma de votre logiciel de gestion (ERP).
• Exports Excel et CSV.
• Possibilité de lier une facture.
• Rappel des budgets N et N-1.
• Prévision du montant de l’ADF sur la base du budget.

Tableau de bord chiffré et graphique de la situation du parc, et création de rapports divers :

• Dashboard personnalisable.
• Présentation sous forme de graphiques et tableaux de bord.
• Suivi des appels de fonds.
• Suivi des AG et des intentions de vote.
• Calendrier des AG à venir.
• Alerte sur les AG sans intentions.
• Reporting personnalisable, comme par exemple la création automatique du budget sur la base des appels de fonds saisis sur l’année en cours.

Avantages clients

• Solution clé en main, simple d’utilisation (3 clics pour configurer une AG ou un appel de fonds)
• Automatisation des scénarios pour un gain d’efficacité maximal
• Outil personnalisable selon les spécificités du bailleur